Guia Automação com BPMS Bonita

Guia para Automação de Processos de Negócios com BPMS Bonita: validação com processos da UFSC
Prof. Maurício FLORIANO GALIMBERTI, Dr.
EAPn – Escritório de Automação de Processos de Negócios
LSC – Laboratório de Sistemas de Conhecimento

Resumo

A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) funciona há mais de 50 anos, servindo a comunidade e fomentando a educação de milhares de pessoas anualmente. Por ser uma universidade pública, a UFSC depende do investimento do governo para continuar operante. A UFSC não gerencia seus processos de negócio acadêmicos, e automatizar estes processos deve otimizar tempo e recursos preciosos para seu funcionamento. Por isso, o Laboratório de Sistemas de Conhecimento (LSC), pertencente ao departamento de Informática e Estatística (INE) no Centro Tecnológico (CTC) da UFSC, em processo de implantação do Escritório de Automação de Processos de Negócio (EAPn), vem ao longo de sua existência desenvolvendo soluções, materiais e estudos visando a automação e melhoria dos processos de negócio. O objetivo deste trabalho é criar um guia de modelagem e automação de processos, que permitirá identificar, modelar, melhorar e automatizar processos acadêmicos, validando com processos do Departamento de Informática e Estatística e do Centro Tecnológico da UFSC. A função do guia é servir de base para o processo de modelagem e automação de processos de negócios acadêmicos da universidade. Este guia segue as normas e técnicas utilizadas pela abordagem de Gerenciamento de Processos de Negócio, assim como sua notação mais atual - Business Process Modelling Notation 2.0. Como resultado, processos de negócio acadêmicos foram modelados e automatizados com as ferramentas Bizagi Modeler e Bonita BPM, e o guia de modelagem e automação de processos acadêmicos foi criado.

Introdução

Este guia tem por objetivo auxiliar estudantes e profissionais que atuam com modelagem de processos de negócios, mais especificamente interessados em automação de processos de negócios. O ciclo BPM apresentado considera, especificamente nas etapas de automação, a utilização do BPMS Bonita.

O Bonita possui 3 ambientes, o Bonita Studio, o Bonita Portal e o UI Designer, sendo cada um deles caracterizados por:

• O Bonita Studio é o ambiente principal de desenvolvimento do BPMS Bonita. Nele são criados os diagramas com suas regras de negócio e objetos de dados.
• O Bonita Portal é o ambiente em que o usuário final tem acesso, podendo executar os processos automatizados.
• O UI Designer é o ambiente de desenvolvimento das interfaces com o usuário, geralmente no formato de formulários, que serão utilizados pelo usuário final na execução dos processos automatizados.

Este guia foi proposto e ajustado com base na fundamentação teórica de BPM e nas experiências de automação de processos de negócios com o Bonita BPMS. Pode ser visto na Figura 1 um esquema em BPMN (BPM Notation) do fluxo desde o levantamento de requisitos de processos, passando pela modelagem e automação de processos de negócio, e terminando com a implantação do processo automatizados. Tal esquema, adotado pela equipe do Escritório de Automação de Processos de Negócios (EAPn) da UFSC, interno ao Laboratório de Sistemas de Conhecimento (LSC), sintetiza o Guia que será apresentado neste documento.

Figura 1 – Fluxo do Guia para Automação de Processos de Negócio com o BPMS Bonita

Este Guia é apresentado conforme suas etapas e atividades. São apresentadas as atividades que devem ser realizadas, seus procedimentos, a instrumentação utilizada, além de observações, dicas e boas práticas de utilização da ferramenta em cada etapa específica.

Guia para Modelagem e Automação de Processos de Negócios

onstituído de 12 etapas, o guia inicialmente estabelece os passos necessários para efetuar a modelagem e redesenho do processo de negócio, possibilitando nas etapas posteriores a execução da automação. As etapas finais envolve procedimentos de testes e a disponibilização do processo de negócio automatizado aos usuários finais.

Na Etapa 1 , antes de começar o processo de modelagem, é realizado a identificação e mapeamento dos processos. É necessário levantar informações de onde extrair os dados necessários, usualmente podem vir de fontes como: documentos, logs de uso, conversas informais com usuários do sistema, entrevistas estruturadas, dentre outros.

Na Etapa 2, para possibilitar o mapeamento e desenho dos processos, é necessário primeiramente entender o processo em questão e identificar requisitos e dados detalhados para a modelagem.
Na Etapa 3 é realizado a modelagem do processo de negócio atual, através da notação BPM. Este modelo é denominado AS-IS, pois apresenta a visão das atividades do processo assim como ele é executado pela organização. Através dele é possível obter melhor compreensão do processo e identificar pontos cruciais para melhorias.

Na Etapa 4, através da análise do modelo atual do processo efetuado na Etapa 3, é realizado o redesenho do processo, dando origem ao modelo TO-BE. Dessa forma, é contemplado as melhorias identificadas possibilitando uma visão que mostra a melhor forma de realizar o processo.

Na Etapa 5 é apresentado um planejamento de automação. Constam atividades necessárias que irão economizar tempo do desenvolvedor em etapas posteriores, minimizando buscas por ferramentas em etapas avançadas da automação dos processos.

Na Etapa 6 será realizada a diagramação do processo de negócio, mapeando-se os processos TO-BE para processos TO-DO com vistas à automação com o Bonita BPMS.

Na Etapa 7 será montada a estrutura de dados persistentes que será utilizada pelos processos, a partir de informações dos processos que serão automatizados.

Na Etapa 8 são tratadas as regras de negócio do processo automatizado. São implementados os fluxos que o processo irá seguir a partir de informações passadas pelo executor do processo.

Na Etapa 9 são criados os formulários, que fazem parte da interface gráfica que os usuários irão interagir, através de preenchimento de campos e buscas de informações relevantes a cada processo.

Na Etapa 10 são implementados os conectores que interagem com sistemas externos, como por exemplo acesso a serviços ou variáveis em banco de dados externos ao ambiente de produção dos processos.

O elemento de decisão após a etapa 10 tem por objetivo verificar se todos os dados estão sendo mostrados adequadamente ao usuário final através dos formulários. Caso sejam necessários outros dados, então será preciso verificar os formulários, e caso ainda faltem dados ou informações mais complexas de outros serviços externos, podem ser adicionados conectores para acessar as mesmas. Com os formulários adequados ao processo, segue-se para a próxima etapa de automação.

Na Etapa 11, após garantir que os formulários estão de acordo com o desejado, é realizada a instalação do processo em um ambiente de teste, estruturado em um servidor para desenvolvimento. O processo é executado localmente, dessa forma, exige a configuração de parâmetros para simular o ambiente de execução real, garantindo que o ambiente de teste tenha as mesmas características do ambiente de produção, tais como a estrutura de banco de dados e a organização de usuários.

Após a realização dos testes é verificado se o processo atende aos objetivos propostos e satisfazem os requisitos definidos na etapa de planejamento. Caso sejam identificados erros nos aspectos de automação ou em usabilidade, o mesmo pode passar por uma revisão a partir da Etapa 6. Após os usuários de testes aprovarem o processo, pode-se então passar à próxima etapa.

Na Etapa 12, o processo final é alocado em um servidor de produção. Assim o processo é disponibilizado para ser executado efetivamente pelos usuários finais. Caso o processo sofra mudanças na realização de atividades, nos dados e regras de negócio ou tecnologias associadas, o processo automatizado passará por uma atualização que compreenda as alterações necessárias. Dessa forma, deverão ser revistas todas as etapas de automação, a partir da Etapa 6, seguindo até que o processo automatizado seja disponibilizado novamente no servidor de produção.

O restante deste Guia conta, ainda, com soluções desenvolvidas para o BPMS Bonita. Estas buscam auxiliar na construção de formulários, criação de variáveis, além de uma seção com dicas complementares no uso da ferramenta Bonita Studio, nas etapas do guia de modelagem e automação. Na seção de configuração do ambiente de produção dos processos é explicado como foram montados e configurados os ambientes de testes e produção utilizados na automação dos processos desenvolvidos pelo EAPn.

Etapa 1 - Identificar e mapear processos

Antes de começar o processo de modelagem, é necessário levantar informações de onde extrair os dados necessários. Estes dados podem vir de fontes como: documentos, logs de uso, conversas informais com usuários do sistema, entrevistas estruturadas, dentre outros. O objetivo principal desta fase é identificar processos de trabalho, através das mais variadas fontes.

Etapa 2 - Selecionar processos e levantar dados detalhados para modelagem

Para mapear os processos e desenhá-los, é necessário primeiramente entender o processo em questão e identificar possíveis erros. Isto é necessário para que estes erros não voltem a serem cometidos, evita que os usuários do sistema rejeitem o sistema proposto, identifique os pontos que devem ser melhorados e ter métricas que permitam melhorar o processo futuramente. Para isso, deve-se escolher um ou mais processos e analisar todas as informações disponíveis do processo de trabalho.

Estas informações podem ser extraídas de: documentos relevantes ao processo, entrevistas com funcionários de chefia e funcionários que trabalham diretamente naquele processo, brainstorming, observação da execução do processo. A aplicação de um questionário pode ser utilizada para extrair o máximo de informação possível dos funcionários envolvidos no processo. Levando-se em consideração, fazer as perguntas corretas são de grande importância na hora de coletar informações. Para auxiliar na resolução deste problema, é proposto 10 perguntas para o levantamento de dados do processo (adaptado por Galimberti, 2016), sendo elas:

• O que se faz? Que tipo de informação passar, coletar e controlar?
• O que se faz, de que forma e como são arquivados?
• Quando se faz?
• Como se faz? Como são transmitidas as informações?
• Como ocorrem as interfaces entre o processo e a análise?
• Quais as dificuldades percebidas? Estas dificuldades são exclusivas deste processo? Esta dificuldade tem reflexo em outros processos?
• Quais passos podem ser eliminados?
• As pessoas envolvidas possuem dificuldades em executar o processo?
• As alterações irão afetar as relações pessoais internas?
• Os formulários ou documentos do processo merecem um estudo minucioso?

Ao final desta etapa, espera-se obter a maior quantidade de dados possíveis sobre o processo. Estes dados serão utilizados na próxima etapa para a construção do modelo atual do processo, conhecido como “As Is”.

Etapa 3 - Modelar o processo de negócio atual com a notação de BPM (As-Is)

Ao mapear e desenhar um processo, podemos utilizar este modelo para melhor compreensão do processo, simular alternativas viáveis e facilitar o trabalho de treinamento de novos funcionários. As informações levantadas nas primeiras duas etapas do guia serão de extrema importância nesta parte, e a qualidade da modelagem está diretamente ligada a qualidade dos materiais levantados anteriormente. Como a notação padrão é a BPMN 2.0, o novo modelo desenhado deverá seguir rigorosamente sua especificação, para que sua implementação possa ser utilizada em ferramentas que também sigam a especificação, caso contrário, há grandes chances de o modelo gerado não funcionar em todas as aplicações que suportam BPMN.

A especificação atualizada de BPMN deverá ser consultada para que a modelagem seja a mais correta e atualizada possível. Atualmente a especificação está na versão 2.0, atualizada pela última vez em 2011. Ferramentas de modelagem de processos deverão ser utilizadas para criar o modelo para a automação do processo desejado, que ocorre na etapa 5 em diante deste guia. A ferramenta utilizada na criação dos modelos deste trabalho foi o BizAgi Modeler, disponível para a plataforma Windows e é totalmente gratuito. Em conjunto com a especificação, outras técnicas podem ser utilizadas na construção do modelo, como entrevistas, modelagem com papel e brainwriting. Estas técnicas permitem que o responsável pela modelagem tenha uma ampla visão do processo, seus usuários e suas tarefas, de forma a gerar o modelo mais próximo possível da realidade.

Ao final da modelagem, espera-se ter em mãos o modelo atual do processo, modelado em BPMN 2.0, também conhecido como “As Is”. Além disso, espera-se obter medidas de melhorias, documentação do processo atual, identificação dos itens mais significativos e um relatório dessa fase. A Figura 2 ilustra esta etapa, utilizando a ferramenta Bizagi Modeler.

Figura 2 – Modelagem de um processo na ferramenta Bizagi Modeler.

Etapa 4 - Melhorar e redesenhar o modelo de processo (To-Be)

Nesta fase, o objetivo principal é melhorar o processo escolhido na fase de mapeamento e desenho de processo. Para isso, é necessário criar uma discussão entre as partes envolvidas, de forma que sugestões de melhorias sejam registradas, além de questionamentos sobre a real necessidade e influência de certas partes no processo.

Será necessário analisar os dados do processo (de forma estruturada ou não), identificando possíveis problemas com o processo atual, tais como: gargalos, falta de integração, retrabalho, redundâncias, atrasos, dentre outros. Como sugerido por Galimberti, 2016, algumas ferramentas podem ser utilizadas para verificar as melhorias em processos, sendo elas: diagramas de causa e efeito, controle estatístico de processo e método interativo de gestão de quatro passos. Além disso, o processo “As Is” modelado na etapa anterior pode ser impresso e analisado por diversas pessoas ao mesmo tempo, de forma a criar um ambiente de sugestão de melhorias e críticas ao modelo.

Após os problemas e sugestões do processo serem identificados e coletados, o redesenho do processo deverá ser feito, utilizando as normas da notação de BPM 2.0, de forma a mitigar ao máximo os problemas identificados anteriormente. Durante o redesenho, tenta-se eliminar ao máximo a burocracia, tarefas duplicadas e erros, além de reduzir o tempo do ciclo do processo, simplificar métodos e atividades. Ao final desta fase, espera-se ter em mãos o modelo redesenhado, também conhecido como “To Be”. Este modelo poderá então ser publicado internamente para fins de documentação, auxiliando no entendimento do processo por seus participantes, além de ser utilizado nos próximos passos da automação.

Etapa 5 - Planejamento da automação de processos de negócio

Nesta Etapa deve ser realizada uma análise do processo de negócio com vistas à automação. Retoma-se o levantamento prévio de informações importantes necessárias para o processo, como por exemplo, dados profissionais de atuação dos interessados no processo dentro da organização. Esses dados, muitas vezes, são acessados através de serviços disponibilizados por algum sistema externo ao ambiente de produção.

Também deve ser criada uma primeira versão do esquema da Organização (Organization) que é de vital importância para a automação do processo, com as hierarquias necessárias para realização dos processos e suas atividades.

Atividade 5.1

Identificar estrutura organizacional da empresa para mapear a Organização para a estrutura de um BPMS. Identificar setores e serviços disponíveis pela Organização que poderão ser utilizados na automação do processo: nessa atividade serão analisadas as informações necessárias para realização do processo e, com isso, a identificação de webservices para acesso a informações desejadas.

Procedimentos:

1. Analisar as informações estruturais da empresa (organogramas de hierarquia organizacional);
2. Identificar setores e subsetores da empresa (ex.: setor RH, subsetor administrativo, subsetor de finanças, setor de Produção, subsetor de pesquisa e desenvolvimento);
3. Identificar as funções desempenhados pelas pessoas da empresa nos processos a serem automatizados (ex.: chefe, auxiliar administrativo, técnico de informática);
4. Identificar as pessoas que integram cada setor e suas devidas funções (ex.: Pessoa ‘X’ é um técnico de informática no subsetor de pesquisa e desenvolvimento);
5. Analisar as informações do processo para identificar os requisitos para implementação da automação que atendam aos serviços necessários.
6. Consultar o departamento de tecnologia da informação do setor/área/empresa/instituição, e verificar quais APIs são utilizadas para acessar tais informações;
7. Caso não exista alguma API para informações necessárias que estejam armazenadas em banco de dados, pode-se solicitar, a um setor de TI por exemplo, a criação de APIs/serviços.

Instrumentação:
Bonita Studio: Conectors, verificar quais serão necessários para acessar as informações desejadas.

Atividade 5.2

Montar a estrutura da organização no Bonita Studio: com a estrutura organizacional analisada na atividade 5.1, deve-se montar a estrutura no ambiente do Bonita Studio.

Procedimentos:

1. Criar a estrutura organizacional no Bonita Studio, na aba superior Organization -> Manage…, na tela Manage Organizations (Figura 3) selecionar a opção Add, que iŕa adicionar uma organização vazia a qual será usada para montar a estrutura analisada na atividade 5.1, selecionar a opção Next para ir ao próximo passo;
2. Na tela Organization groups (Figura 4) adicionar os setores e subsetores identificados, selecionando os botões Add group e Add subgroup. Na parte lateral direita é possível alterar algumas configurações, e após selecione o botão Next para ir ao próximo passo;
3. Na tela Organization roles (Figura 5) adicionar as funções identificadas na atividade anterior selecionando o botão Add. Na parte lateral direita é possível alterar algumas configurações, e após selecione a opção Next para seguir ao próximo passo;
4. Na tela Organization users (Figura 6) na aba List of users, adicionar os funcionários da empresa selecionando o botão Add. Na parte lateral direita é possível definir a relação dos usuários com a organização, estabelecendo seu grupo e função. Esta associação é designada como Membership, sendo necessário adicionar, ao usuário, o seu grupo e função na aba Membership. Um usuário pode ter múltiplos Memberships, já que este pode assumir diferentes funções e estar vinculado a mais de um grupo.
5. Cada usuário possui uma lista de atributos que podem ser preenchidas, no Personal contact e no Professional contact. Caso seja necessária alguma informação que não se enquadre dentro desses atributos, pode-se criar informações personalizadas (custom information) na aba User information management (Figura 7) e selecionando o botão Add;
6. Selecionar o botão Finish para concluir a edição da Organização.

Atividade 5.3

Ativar uma Organization para o ambiente de desenvolvimento de processos.

1. Tendo-se alguma estrutura organizacional construída no ambiente de desenvolvimento, deve-se ativar a mesma na aba Organization -> Deploy…, que se seguirá com a janela/dialog Deploy Organization (Figura 8). Seleciona-se a organização desejada, e um username default, que esteja contido na Organization de interesse (não é fornecida lista para seleção), finalizando com a seleção do botão Deploy para ativar a organização.

Implementação:
Bonita Studio -> módulo Organization

Figura 3 - Manage organizations

Figura 4 - Organization groups

Figura 5 - Organization roles

Figura 6 - Organization users: List of users

Figura 7 - Organization users: User information management

Figura 8 - Deploy organization

Etapa 6 - Diagramação do Processo de Negócio “To-Do”

Nesta Etapa, o objetivo é otimizar o modelo atual do processo de negócio, removendo passos e atividades que não serão úteis na fase de automação. Estes passos/atividades geralmente são realizados por seres humanos nos modelos “As Is” e “To Be”, e quando automatizados serão realizados pela ferramenta de automação, como troca de mensagens, upload de arquivos, assinaturas digitais, dentre outros. Um exemplo de otimização é remover atividades como "Solicitar assinatura", "Entregar documento”, “Notificar professor”, pois assim que automatizadas, o próprio BPMS irá se encarregar de executar essas atividades.

Atividade 6.1

Preparar modelo “To Do” para implementação, e diagramas fluxo To-Do no Bonita Studio: nessa atividade será realizada a análise dos modelos “To Be” a fim de obter um modelo “To Do” refinado, somente com tarefas realmente necessárias à automação do processo. Assim, será realizada, no Bonita Studio, a diagramação do modelo “To Do” refinado do processo.

• Artefatos de Entrada: Modelos “To Be”
• Artefatos de Saída: Modelo “To Do”

Procedimentos:

1. Analisar os modelos para verificação de tarefas que não são úteis ao processo automatizado
2. Remover as atividades que não são úteis.
3. Diagramar o fluxo do processo, em notação BPM, a partir do esboço “To Do” obtido no passo anterior.
   1. Atividades humanas são identificadas como human tasks.
   2. Atividades totalmente automatizadas, associadas à imagem de uma roldana na notação BPM, são identificadas como service task.
   3. Envio de e-mail são feitos a partir de conectores e também são implementados com service task pela notação BPM. Detalhes sobre implementação com conectores na Etapa 9 deste Guia.

Instrumentação:
Notação BPM disponível no Bonita Studio (Figura 9); Bonita Studio

Figura 9 - Elementos BPMN que podem ser utilizados no Bonita Studio

Figura 10 - Exemplo de diagrama de processo de negócio implementado.

A Figura 10 mostra o diagrama de um processo implementado.

Atividade 6.2

Criar e definir os atores de cada raia: nesta atividade são criados os atores que executam as tarefas do processo.

Procedimentos:

1. Criar os atores na pool do processo.
2. Associar os Atores para as lanes.
3. Associar “Posições” (Grupo/Funções/Membros/Users) da Organization para os Atores das lanes (a engine da BPMS faz o resto…)

Instrumentação:
Bonita Studio

Figura 11 – Criação dos atores do processo (pool).

Figura 12 – Definição dos tores que atuam em cada raia (lane).

A Figura 11 mostra o menu de criação dos atores, e a Figura 12 mostra a atribuição dos atores em suas respectivas raias.

Observações, dicas e boas práticas:
Evitar cruzamento de linhas de fluxo; evitar poluição visual no diagrama; tornar o diagrama o mais legível possível para que possam ser realizadas leituras rápidas e simples do fluxo do processo.

Atribuir nomes genéricos aos atores, pois o processo pode ser executado por vários centros/departamentos da Organização. Por exemplo, Secretaria do Departamento, Chefia do Departamento, ou se for o caso utilizar nomes de departamentos e/ou pessoas se somente os mesmos podem realizar a tarefa.

O Bonita Studio define como primeira tarefa a ser executada, a tarefa da Pool, ou seja, a tarefa de inicialização do processo não precisa ser definida como um elemento do diagrama, sendo definida diretamente pelo contrato da pool. Mais informações nas Etapas 8 e 10 deste Guia.