EAPn - Escritório de Automação de Processos de Negócio
Modelagem e Automação de Processos de Negócio de acordo com a disciplina gerencial BPM (Business Process Management).
Descrição
O projeto, atualmente, visa a realização de modelagem e automação de processos de negócio de uma Instituições de Ensino Superior (IES) utilizando os princípios e práticas da disciplina gerencial de gestão por processos de negócio (BPM).
A partir das experiências e com o amadurecimento da área de BPM dentro do ambiente organiacional, vem sendo proposta a implantação de um Escritório de Automação de Processos de Negócio (EAPn). Assim, o projeto original previa aprofundar os conhecimentos sobre a implantação de um EAPn, pesquisando sobre a viabilidade e benefícios da implementação e, principalmente, de um modelo para sua estruturação e implantação em IES.
Atualmente o projeto é focado nas demandas da IES, em especial do Centro Tecnológico (CTC), mas já vem atendendo outras unidades acadêmicas. Ressalta-se que a implementação e estudo de viabilidade do EAPn tem escopo nos serviços relacionados exclusivamente à automação de processos e negócios.
O EAPn prevê que a modelagem e, principalmente, a automação dos processos de negócio seja realizada utilizando-se um BPMS (Business Process Management Suite/System) que esteja alinhado à disciplina gerencial BPM e à notação de modelagem de processos de negócio Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. Os processos apresentados são resultantes da criação do Escritório de Automação de Processos de Negócios (EAPn), sendo eles:
- Afastamento Nacional (inclusive com Diárias e Passagens)
- Afastamento Exterior (Inclusive com Diárias e Passagens)
- Diárias e Passagens para Convidado
- Estacionamento
- Solicitações de Correções e Melhorias
- Cadastro para Acesso ao SIASG
Os processos foram modelados com o Guia de modelagem desenvolvido no EAPn. Este Guia prevê o ciclo de vida completo de processo, desde o mapemaneto de processos até a implantação do processo automatizado. Atualmente o Guia está completo para automação com o BPMS Bonita, sendo que foi uma atualização do Guia anterior do EAPn desenvolvido para o BPMS Bizagi. Estes Guias servem de manuais à equipe do EAPn, e de apostila para a disciplina INE5681 - Modelagem e Automação de Processos de Negócios e estão submetidos para publicação em revistas/journals da área de automação e BPM.
Objetivos
Desenvolver no ambiente acadêmico a cultura de gerenciamento por processos através de práticas que tenham por objetivo otimizar os processos de negócios e aumentar os resultados de IES como a UFSC. A implementação da visão de gerenciamento por processos de negócio na UFSC é fundamentada na falta de uma disciplina que rege o gerenciamento de processos da instituição. Por estes processos não serem gerenciados, há o risco de existir ineficiência durante suas execuções, que podem se tornar problemas mais sérios com o passar do tempo. Tendo em vista que estes processos influenciam outros processos de diversos departamentos da universidade, aumentando ainda mais a abrangência de possíveis problemas num contexto geral de universidade.
O gerenciamento de processos de negócio é muito importante para o bom funcionamento da instituição, pois permite a melhora contínua de processos e serviços. Além disso, pode diminuir significativamente o tempo e trabalho necessários para automatizar os processos acadêmicos, trazendo benefícios para a universidade.
Através da implementação da disciplina gerencial BPM na estratégia organizacional da instituição é obtido como benefícios principais:
- Padronização de processos
- Redução de falhas e de desperdícios de recursos
- Análise e mensuração de resultados
- Melhoria na comunicação
- Transparência
Para isso, é pretendido estabelecer um modelo centrado em automação de processos de negócios, como na forma de um EAPn. Um EAPn poderá vir a solucionar problemas localizados que, comumente, não são automatizados devido a grande demanda que os setores de TI recebem das IES, ou são automatizados de forma inadequada pela visão de desenvolvimento de novos sistemas. Com isso, espera-se definir as interfaces do EAP tanto com departamentos de TI como com Escritórios de Processos de Negócios, e ainda com equipes internas do EAP.
Resultados
Portal de processos
Os processos estão disponíveis aos usuários através do link https://processos.ufsc.br/, nele se encontram a modelagem e o acesso para o portal de execução dos processos automatizados. Para acessar a documentação: https://documentacao.processos.ufsc.br/.
Os processos automatizados são disponibilizados no Portal de Processos desenvolvido pelo EAPn permitindo ao usuário iniciar, consultar e realizar tarefas relacionadas aos processos disponíveis. O acesso ao Portal é feito através do link: https://processos.ufsc.br/bonita/apps/eapnPortal/Processos/.
O método inicialmente utilizado, criado pelo EAPn, para modelagem e automação de processos de negócio, está relatado em um Relatório Técnico resultantes da automação dos processos de Afastamento Nacional (inclusive com Diárias e Passagens), Afastamento Exterior (Inclusive com Diárias e Passagens) e Diárias e Passagens para Convidado. Este método gerou um TCC e também foi completamente refeito para automação final e está em fase de submissão para publicação. O relatório técnico, referenciado em [1], compartilha os resultados do guia/manual de modelagem e automação tendo por objetivo auxiliar a comunidade acadêmica da UFSC interessada e envolvida com processos de negócio, mais especificamente interessados em automação de processos de negócios .
Publicações
GALIMBERTI, Maurício Floriano; MARIANI, MARIANI, Antonio Carlos; CORDEIRO, Gustavo Vicente; TRIDAPALLI, Jhonata Vinicius; ZÍLIO, Ulisses Iraí. Modelagem e Automação do Processo de Negócio ‘Cadastro para Acesso ao SIASG’. Relatório Técnico do INE. Repositório Institucional UFSC, 2020. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/208102
GALIMBERTI, Maurício Floriano; MARIANI, Antonio Carlos; CORDEIRO, Gustavo Vicente; Tridapalli, Jhonata Vinicius; De Pieri, Edson Roberto; Peters, Sérgio. Modelagem e Automação do Processo de Negócio ‘Afastamento Exterior (Inclusive com DIárias e Passagens)’. Relatório Técnico do INE. Repositório Institucional UFSC, 2019. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/201223
GALIMBERTI, Maurício Floriano; MARIANI, Antonio Carlos; GONÇALVES, Hugo Piovesan; CORDEIRO, Gustavo Vicente; TRIDAPALLI, Jhonata Vinicius. Método de Modelagem e Automação de Processos de Negócios Acadêmicos com BPMS: estudo de caso com BPMS Bizagi e IES UFSC. Relatório Técnico do INE. Repositório Institucional UFSC, 2019. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/196032
Gonçalves, H. P. Guia para Modelagem e Automação de Processos: estudos de caso com processos acadêmicos da UFSC. 2016. Trabalho de Conclusão de Curso. (Bel. Sistema de Informação) – Universidade Federal de Santa Catarina. Orientador: Maurício Floriano Galimberti. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/xmlui/handle/123456789/171424
Manuais da Aplicação
Todos as etapas até a implementação do processo automatizado no servidor são descritas no formato de manuais, tutoriais, dicas e boas práticas e podem ser encontradas em: http://localhost/wiki/index.php/Manual.
Na página se encotram conteúdos relativos aos tópicos:
- Instalação do Software BPMS Bonita
- Instalação e operações sobre o servidor
- Ciclo de vida de modelagem e automação de processo com BPMS Bonita: <a href="./w/index.php?title=Guia&action=edit&redlink=1" class="new" title="Guia Automação com BPMS Bonita (página não existe)">Guia</a>
- Como trabalhar e fazer a automação no Bonita Studio - Como trabalhar e fazer formulários no Bonita UI Designer
- Informações do Desenvolvimento da página de aplicação
- Informações de como proceder para implantar os processos no servidor