EAPn - Escritório de Automação de Processos de Negócio

De EAPn
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Modelagem e Automação de Processos de Negócio na disciplina gerencial BPM (Business Process Management).

Descrição

A partir das experiências e com o amadurecimento da área de BPM dentro do ambiente organizacional, vem sendo proposta a implantação de um Escritório de Automação de Processos de Negócio (EAPn). Assim, o projeto original previa aprofundar os conhecimentos sobre a implantação de um EAPn, pesquisando sobre a viabilidade e benefícios da implementação e, principalmente, de um modelo para sua estruturação e implantação em IES.

O projeto visa a realização de modelagem e automação de processos de negócio de uma Instituições de Ensino Superior (IES) utilizando os princípios e práticas da disciplina gerencial Business Process Management (BPM).

Atualmente o projeto é focado nas demandas da IES, em especial do Centro Tecnológico (CTC), mas já vem atendendo outras unidades acadêmicas. Ressalta-se que a implementação e estudo de viabilidade do EAPn tem escopo nos serviços relacionados exclusivamente à automação de processos e negócios.

O EAPn prevê que a modelagem e, principalmente, a automação dos processos de negócio seja realizada utilizando-se um BPMS (Business Process Management Suite/System) que esteja alinhado à disciplina gerencial BPM e à notação de modelagem de processos de negócio Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. Os processos apresentados são resultantes da criação do Escritório de Automação de Processos de Negócios (EAPn), sendo eles:

  • Afastamento Nacional (inclusive com Diárias e Passagens)
  • Afastamento Exterior (Inclusive com Diárias e Passagens)
  • Diárias e Passagens para Convidado
  • Estacionamento
  • Solicitações de Correções e Melhorias
  • Cadastro para Acesso ao SIASG


Os processos foram modelados com o Guia de modelagem desenvolvido no EAPn. Este Guia prevê o ciclo de vida completo de processo, desde o mapemaneto de processos até a implantação do processo automatizado. Atualmente o Guia está completo para automação com o BPMS Bonita, sendo que foi uma atualização do Guia anterior do EAPn desenvolvido para o BPMS Bizagi. Estes Guias servem de manuais à equipe do EAPn, e de apostila para a disciplina INE5681 - Modelagem e Automação de Processos de Negócios e estão submetidos para publicação em revistas/journals da área de automação e BPM.

Objetivos

Desenvolver no ambiente acadêmico a cultura de gerenciamento por processos através de práticas que tenham por objetivo otimizar os processos de negócios e aumentar os resultados de IES como a UFSC. A implementação da visão de gerenciamento por processos de negócio na UFSC é fundamentada na falta de uma disciplina que rege o gerenciamento de processos da instituição. Por estes processos não serem gerenciados, há o risco de existir ineficiência durante suas execuções, que podem se tornar problemas mais sérios com o passar do tempo. Tendo em vista que estes processos influenciam outros processos de diversos departamentos da universidade, aumentando ainda mais a abrangência de possíveis problemas num contexto geral de universidade.

O gerenciamento de processos de negócio é muito importante para o bom funcionamento da instituição, pois permite a melhora contínua de processos e serviços. Além disso, pode diminuir significativamente o tempo e trabalho necessários para automatizar os processos acadêmicos, trazendo benefícios para a universidade.

Através da implementação da disciplina gerencial BPM na estratégia organizacional da instituição é obtido como benefícios principais:

  • Padronização de processos
  • Redução de falhas e de desperdícios de recursos
  • Análise e mensuração de resultados
  • Melhoria na comunicação
  • Transparência


Para isso, é pretendido estabelecer um modelo centrado em automação de processos de negócios, como na forma de um EAPn. Um EAPn poderá vir a solucionar problemas localizados que, comumente, não são automatizados devido a grande demanda que os setores de TI recebem das IES, ou são automatizados de forma inadequada pela visão de desenvolvimento de novos sistemas. Com isso, espera-se definir as interfaces do EAP tanto com departamentos de TI como com Escritórios de Processos de Negócios, e ainda com equipes internas do EAP.

Resultados

Portal de processos

Os processos estão disponíveis aos usuários através do link https://processos.ufsc.br/, nele se encontram a modelagem e o acesso para o portal de execução dos processos automatizados. Para acessar a documentação: https://documentacao.processos.ufsc.br/.

Os processos automatizados são disponibilizados no Portal de Processos desenvolvido pelo EAPn permitindo ao usuário iniciar, consultar e realizar tarefas relacionadas aos processos disponíveis. O acesso ao Portal é feito através do link: https://processos.ufsc.br/bonita/apps/eapnPortal/Processos/.

O método utilizado para modelagem e automação de processos de negócio foi criado pelo professor da disciplina INE5681-Modelagem e Automação de Processos de Negócios, supervisor do EAPn, e está em fase de publicação e disponível resumidamente em notas de aula [1]. Originalmente também gerou o TCC de [5], para automação com BPMS Bizagi, e depois avançou como em ['] para BPMS Bonita. Sua aplicação foi relatada em Relatórios Técnicos resultantes da automação dos processos de Afastamento Nacional (inclusive com Diárias e Passagens), Afastamento Exterior (Inclusive com Diárias e Passagens) e Diárias e Passagens para Convidado, além de outros processos. O método original já gerou TCCs e trabalhos de Estágio, tendo sido completamente refeito para automação com um BPMS open source. Os relatórios técnicos referenciados em [3][4][5], compartilham os resultados do guia/manual de modelagem e automação tendo por objetivo auxiliar a comunidade acadêmica da UFSC interessada e envolvida com processos de negócio, mais especificamente interessados em automação de processos de negócios .

Publicações

[1] GALIMBERTI, Maurício Floriano; HAUCK, J.; DE LUCCA, J. E.; PETERS, S. //?? Modelo...

[2] GALIMBERTI, Maurício Floriano. Guia de Modelagem e Automação do Processos de Negócio com BPMS BonitaSoft. Notas de aula, enquanto submetido para publicação e em avaliação. Respositório Moodle da disciplina INE5681 da UFSC, 2020.

[3] GALIMBERTI, Maurício Floriano; MARIANI, Antonio Carlos; CORDEIRO, Gustavo Vicente; TRIDAPALLI, Jhonata Vinicius; ZÍLIO, Ulisses Iraí. Modelagem e Automação do Processo de Negócio ‘Cadastro para Acesso ao SIASG’. Relatório Técnico do INE. Repositório Institucional UFSC, 2020. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/208102

[4] GALIMBERTI, Maurício Floriano; MARIANI, Antonio Carlos; CORDEIRO, Gustavo Vicente; Tridapalli, Jhonata Vinicius; De Pieri, Edson Roberto; Peters, Sérgio. Modelagem e Automação do Processo de Negócio ‘Afastamento Exterior (Inclusive com DIárias e Passagens)’. Relatório Técnico do INE. Repositório Institucional UFSC, 2019. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/201223

[5] GALIMBERTI, Maurício Floriano; MARIANI, Antonio Carlos; GONÇALVES, Hugo Piovesan; CORDEIRO, Gustavo Vicente; TRIDAPALLI, Jhonata Vinicius. Método de Modelagem e Automação de Processos de Negócios Acadêmicos com BPMS: estudo de caso com BPMS Bizagi e IES UFSC. Relatório Técnico do INE. Repositório Institucional UFSC, 2019. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/196032

[6] GONÇALVES, Hugo Piovesan. Guia para Modelagem e Automação de Processos: estudos de caso com processos acadêmicos da UFSC. 2016. Trabalho de Conclusão de Curso. (Bel. Sistema de Informação) – Universidade Federal de Santa Catarina. Orientador: Maurício Floriano Galimberti. Disponível em https://repositorio.ufsc.br/xmlui/handle/123456789/171424

[7] CORDEIRO, Gustavo Vicente.Validação do Método de Modelagem e Automação de Processos de Negócio do Escritório de Automação de Processos de Negócio da UFSC, 2019. Relatório de Estágio. Orientador: Maurício Floriano Galimberti.

[8] TRIDAPALLI, Jhonata Vinicius. Desenvolvimento de solução para monitoramento das atividades de negócio de processos automatizados da Universidade Federal de Santa Catarina, 2021. Relatório de Estágio. Orientador: Maurício Floriano Galimberti.

Eventos

Recursos e Manuais de Trabalho no EAPn

Todos as etapas até a implementação do processo automatizado no servidor são descritas no formato de manuais, tutoriais, dicas e boas práticas e podem ser encontradas em Guia Automação com BPMS Bonita.

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